一早忙到晚，卻感覺啥事也沒做怎麼破？
精讀君曰：
每天掌握一個概念，是沒有複利效應的。
【一】
逛超市的時候，你是否有過這樣的體驗：
想買點水果，於是進超市看到漂亮的蘋果時，你動了心。不一會兒，你的目光又掃到了旁邊打折的香蕉上，於是決定再買點香蕉。這時候，原本只打算花十幾分鐘買水果的你，跑到遠處拿了個小小的購物籃，裝進了香蕉和一些蘋果之後，發現蘋果旁邊還在賣進口的果醬，再想到早餐可以開始烤麵包、夾果醬、喝牛奶，感覺真是營養又豐盛……
你的想法越來越多，想買的東西也越來越多，直到最後把購物籃換成了購物車，買了一大堆東西滿心歡喜地回家。可到家後你才發現，原本只想花十幾分鐘做的事最後竟耗費了大半天的時間。
其實，這種體驗和我們一天的工作也有著異曲同工之妙：
一早坐到辦公室，打開電腦，水倒好，剛要開始搜些材料，就看到QQ彈出一個自己感興趣的新聞。點進去看完，又看到幾條相關的新聞，於是一個小時過去了，你還沒開始搜材料。或者本想打開郵箱看兩眼就去做今天最重要的事情，結果處理郵件不知不覺卻花掉了一上午。
我們真的很忙嗎？你是否思考過，時間到底都去哪兒了呢？最近，精讀君讀了《小強升職記》這本書之後發現，許多人的這種體驗其實是因為掉入了時間的黑洞，也就是說，由於我們的注意力被許多相關的資訊所吸引，導致消耗的時間在不知不覺中逐漸膨脹，最終影響了工作效率。
那麼，我們要如何才能避免掉入時間的黑洞？今天，精讀君就把《小強升職記》中的時間管理技巧結合自己的理解與大家分享一二。
【二】
首先要說的是著名的四象限法則，由管理學家史蒂芬科維提出，他把工作按照重要和緊急兩方面的不同程度進行劃分，分為了四個象限：重要而且緊急、重要但不緊急、不重要但緊急、不重要而且不緊急。
要想用好這個法則，首先就要評估一件事情的重要程度和緊迫程度。《小強升職記》的作者鄒鑫認為，我們的價值觀就是評估一件事情重要程度的標準，緊迫程度則是任務的時間底線。但價值觀是一個說不清道不明的東西，用它作為標準來判斷往往很難對陣下藥。所以，精讀君認為，判斷一件事情是否正確且重要，唯一的原則就是它是否符合你當前的計畫和目標。
如上圖所示，我們可以把一天要做的事情全部寫到一張紙上，然後按照輕重緩急分類，分成A，B，C，D四類。
A類：重要且緊迫的事情，比如你的各學科的期末考試內容複習，你明天要交的報告等。
B類：重要但不緊迫的事情，比如：學習一門外語，提升自己的人際關係，提高自己的演講能力等。
C類：不重要但緊迫的事情。比如：突然接到電話，來了臨時訪客，出現緊急情況等。
D類：不重要不緊迫的事情。比如：讀一本小說，看看報紙。
在每件你要做的事情後面寫上相應的ABCD，這樣就能分清楚事情的輕重緩急了。卓有成效的管理者一定會把要事放在第一位，按照事情的重要程度而不是壓力的輕緩程度來決定優先次序。
但對於大多數人而言，處理緊急事件能讓人感到充實、有成就。這就很容易讓人沉溺于應付C類事務（緊急而非重要的事情），卻沒有時間停下來問問自己，現在手頭上所做的“緊急事件”是否值得耗費如此多的時間和精力。在C類事務上投入過多的精力，就無心處理真正重要的B類事務（重要但非緊急事務）。“嗜急”成癮是一種消耗性☆禁☆行☆禁☆為，應警惕。
我們要集中精力於當急的要務，就得排除次要事務的牽絆，勇於向C類事務說“不”。
此外，確定B類事務（重要但不緊急的事情）同樣很關鍵，幾乎所有的採購員都普遍認同與各商店老闆建立良好關係，最有助於業績發展。這應該屬於B類活動。但調查發現，大多數採購員在這類活動中花費的時間不到5%。而他們卻大多數的時間都花在D類不重要不緊急的事情）的行政性事務上。
因此，無論我們的身份是什麼，大學生、普通職員甚至是家庭主婦，只要能確定自己的B類事務，而且立即採取行動，一樣可以事半功倍。
【三】
第二個要跟大家分享的是衣櫃整理法，其實也就是美國時間管理大師大衛•艾倫提出的GTD管理法，GTD是Getting Things Done的縮寫，翻譯過來就是“把事情做完”，它的核心理念就是，必須記錄下要做的事，然後整理安排並自覺一一去執行。GTD的五個核心原則是：收集、整理、組織、回顧、執行。鄒鑫把這種方法的五步驟類比成衣櫃的整理：
精讀君認為，GTD管理法中，“整理”和“組織”是一個需要特別注意的步驟。只要走好這兩步，“回顧”和“執行”便輕而易舉。
整理時，我們可以把事務按照“是否需要採取行動”來進行劃分，簡單來說，就是按照下圖中黃色箭頭的流程來進行。
為了把待辦事項清單整理地更具體可行，我們需要進一步審視清單，把當下不必要的事項扔進“垃圾”；諸如有興趣的講座傳單、希望在大會提出的想法、電腦軟體升級通知、想報名的課程等事項，由於還在醞釀，眼下尚且無需採取行動，可先放進“將來/也許清單”；而那些需要保留、累積成資料庫的專案如行銷資料庫、學習英文資料庫等就可以放入“參考資料清單”。
整理好這些事項後，可以再將它們重新歸類，進入“組織”的步驟。比如，在整理委派他人的事件時，可以把“打電話給廠商索報價”等事務進一步歸類至“等待清單”中，或是把那些無明確執行時間但“愈快愈好”的事項歸類至“下一步行動清單”，如下圖所示。
那麼圖中的④⑥⑦分別指的是什麼呢？
“日程表中的行動提示”即有明確執行時間與日期的行動，如“下午4點~5點與主管開會”或是“週二打電話給A廠商詢問報價”等，這些有明確執行時間的行動，可立即列入日程表，以免遺漏。
“專案清單”即無需寫入執行細節，也無需依據輕重急緩排序的認為，也就是一個你所有未完成任務的“目錄”，讓你知道目前手上有哪些工作及各自的進度。
“專案的輔助資料”即用來收納未執行專案的相關資料或檔。如，你想和A廠商進行某合作案，先將此事列入“專案清單”中，等某天實際要執行時（如，致電A廠商），再將相關資料拿出來，協助完成任務。
按照這個步驟每天花5至10分鐘把一天的工作任務整理歸類後，不僅讓“行動”的步驟一目了然，也增強了做事的條理性，工作效率便自然大大提升了。
【四】
四象限法則和GTD管理法為我們提供了一個高效利用時間的方法論，但執行起來並不容易。比如，如果你不懂得適時“放權”，就很容易被需要拒絕的C類事務以及需要委派給他人的事務所累。
經濟學家帕累托提出一個二八定律，即80%的結果取決於20%的努力。關鍵在於分辨出哪些任務構成了你那20%的努力，從而專注於這些任務，並將其餘的80%由別人處理，甚至推遲辦理或放棄不做。因此，提高工作效率還要做好授權分責，勿將太多本該由下屬完成的工作招攬到了自己身上，以至於永遠在苦苦追趕工作進度。如何利用二八定律？
對此，鄒鑫在他的書中還提到一個猴子法則，把那些工作比喻為活蹦亂跳、隨時可能跳到你身上的猴子。比如，你在走廊上碰到一位同事，他說：“我遇到麻煩了，能不能和你談談？”於是你開始關切地聽他講述。結果這個問題果然很麻煩，你聽了半小時才弄清是怎麼回事，而且還沒法立刻給出建議，於是你說：“這個問題很複雜，讓我仔細想想，回頭咱們再談談。”
就在你傾聽同事的講述時，同事背上的猴子便悄悄向你的背上跨過來一隻腳。聽完同事的講述，你表示要仔細想想再與其討論。這時，猴子便完全轉移到了你背上。同事又變成了監督者，也許還會不時跑來問你：“那件事你考慮得怎樣了？”“我們什麼時候再談談？”於是，你不知不覺便陷入了時間的黑洞。
雖然我們理應幫助遇到困難的同事，但也應該避免讓他們把你當做他們猴子的收容站，到最後你被堆積如山的“別人的問題”所困擾，甚至沒有時間照顧自己的猴子。
【五】
最後，精讀君想提醒的是，一刻不停地趕進度固然重要，但為了更好地工作，適當的小憩也很重要。短暫的休息，是為了更好地出發。
在工作中，小憩充電有助於節省時間和減輕工作壓力。四處走走，喝點水或做一些和工作無關的事放鬆一下，不僅可以降低企業的員工流失率，減少員工失誤率，還可以讓員工緩解疲勞和壓力，不至於感到工作無聊。
20世紀20年代時，在費城的紡織廠裡，研究員愛爾頓就發現，讓必須站著工作一整天的工人每天小憩四次，可以提高紡織廠工人的工作效率，而且這辦法還使工人的流失率降低了250%。相比金錢方面的刺激，這種可以提升工作效率的小憩，給員工帶來的影響更積極。
如今，員工從站著工作，轉變為整日坐在電腦前。如何讓員工站起來四處走動，利用小憩時間改善工作節奏，就成了很多企業面臨的挑戰。1999年，康乃爾大學所做的一項研究發現，那些經常從電腦上接收到通知，告知應該休息一會兒，伸展一下四肢或坐直身體的雇員，其失誤率會因此降低13%。
因此，不要害怕別人說你在工作中總是表現得懶，你可以大方地回答對方：“小憩是為了更好地工作。”當身體或精神給你發出信號，告訴你何時應該休息一會兒時，你要學會適應這些信號，並弄明白最佳的小憩時間，即多長的休息時間能讓你把工作效率提到最高。
精讀君又曰：
不在各種“時間黑洞”裡蹉跎蹭蹬，才有可能事半功倍。
【拓展閱讀】
1《小強升職記》
沒有嚴肅、刻板的說教，而是利用小說式的敘事手法，穿插圖表和小貼士，完整真實地記錄了小強學習、升職過程中的經驗和感悟。小強的經歷為萬千職場人士提供了游刃於職場的範本。
2《職場動物進化手冊》
書裡到處亂竄的是一群似曾相識的“動物”。在他們身上我們看到了自己的影子，同事的影子，主管的影子，老闆的影子。正是通過他們，作者創造了一種全新的“職場性格模型”。這本書想給你的，不是一面易碎的鏡子，而是一把鑰匙，去開啟那扇曾經緊閉的職業成功之門；或者說是一根繩索，幫你從職場的泥潭中脫身出來。
3《這些道理沒有人告訴你》
全書共分為八章，將面試擇業過程中的種種細節進行了充分的介紹，撥開“求職雲霧”指點“擇業迷津”。眾多面試者把面試的經過分享給讀者，構成了這本書最具特色的地方，使得這本書更具有高度的參考價值，更具有可操作性。
4《優秀到不能被忽視》
在書中，作者沿著一條清晰的邏輯，提出關於人生和職場的4大規則，教你一步步獲取自己的職場資本、自主力、使命感，讓你從探究自己是誰、工作意義是什麼、正確的工作是什麼中解脫出來，通過努力創建屬於自己的一切。本書是寫給每一個職場人的醒腦劑，也是在“雞湯”和“雞血”盛行之下對工作和人生的深度思考和探尋。
5《99%的新人,沒用心做好的50件事》
作者基於他總結的職場三原則，從方方面面為大家介紹了50個職場指南，改變你的工作態度，改變你的工作方法，它們將陪伴你的職場生涯，做你永遠的指南針。不管你是新人還是對職場感到厭倦或力不從心的“老手”，《99%的新人，沒用心做好的50件事》都將是你馳騁職場的指南。