別再讓查找檔這件小事影響工作效率！
從兩個故事開始
01
昨天晚上，小番茄來找我要一個檔，我就納悶了，這個檔我發給她沒有五次，也至少有三次了，怎麼會又找不到了。
後來，她告訴我已經找了20分鐘了，還是沒找到，最後才找我發的。
最後，我發給她了，她說：“在這一點上，有強迫症的處☆禁☆女座是多麼重要。”
02
大概三年前，我看到一位同事20寸的顯示器桌面上堆滿了各種檔和資料夾，我問他“你不覺得你的桌面已經裝不下了嗎？”
他想了一會，然後問我——
“我能申請一台更大的顯示器嗎？”
然後這件事情被我當成笑話，一直講到現在。
80%的人面臨低效文件管理
文件管理，其實只是一件不那麼重要的小事，但如果因為不好的管理習慣，導致你每天在這件小事上需要浪費5分鐘，那麼，一年就是1825分鐘，超過30小時！也就是說，你花在找檔這件事上的時間，就大於整整一天！
不要覺得誇張，小番茄昨天就浪費了20分鐘在這件無意義事情上！
而大多數人，都在用著不靠譜的檔管理方式，甚至有很多人連檔命名的規範都沒有——當你需要找一個檔而不記得它的檔案名時，這可慘了，你得逐個打開所有可能的檔，一一確認。
一想到這樣的場景，我自己都覺得生無可戀。
如何更好的管理文件？
很認同一句話——
如果一個產品讓使用者過多的陷入管理，那它一定不是好產品。
如果你沒有強迫症的話，那麼檔管理的目的就只有一個：
在需要的時候，能夠快速找到相應的檔。
所有的管理方式和技巧，不都是為了這一個目標嗎？
但是，要實現這個目標，搭配一些好的技巧是非常有必要的。
1. 所有資料都放在一個磁片中
我並不建議把硬碟劃分成很多個分區，所有資料都放在一個分區下面就可以了，這樣可以更好的利用硬碟空間。
而取代分區的，則是用不同的資料夾，比如我的資料夾是這樣：
2. 最常用的資料都集中到一個資料夾
為什麼要這樣放？一個原因：讓最常用的資料在任何地方都可以訪問。
使用可以同步的網盤就可以做到，但現在國內的網盤真是……
似乎堅果雲成了國內唯一靠譜的存在，而我依然堅守Dropbox陣營，但前提是，你需要知道如何科學上網。
3. 建立檔暫存區域
在時間管理領域，很多人都知道“收集箱”這個概念——把所有盤踞在腦海中懸而未決的事情都集中記錄到一個清單當中，並對這個清單定期進行清理。
何不把這個理念搬到檔管理中呢？
我們不應該把桌面當做成存放任何檔的地方，但作為收集箱存在卻是可行的。
我的電腦上，有兩個資料夾作為收集箱存在，一個名為“Downloads”，另一個名為“Temp”，都會定期清理。
而我通常不會在桌面存在任何內容，所以，我的桌面是這樣的——
4. 建立靠譜的檔命名規範
如何為檔命名，是決定查找效率的關鍵。
看一個人的命名習慣如何，通常只需要看他是否會對下載的檔進行改名就能知道。
我的命名方式通常為“專案名稱_檔案名稱_日期”，查找起來也會很方便。
5. 多使用搜索
在使用Windows系統時，Everything簡直堪稱神器，即搜即出的速度讓檔信手拈來，但前提是你需要記得檔案名。（不知道Windows的搜索進化到什麼程度了）
而使用Mac電腦後，自帶的搜索功能強大得簡直令人髮指：檔案名搜索簡直不值一提，根據關鍵字來搜索檔內容也是快如閃電，最牛逼的是這玩意兒還能搜索其他很多軟體裡的內容。
所以，我通常不會通過資料夾來打開某一個檔，而是直接搜索，然後打開。
6. 儘量使用庫
Mac中的很多軟體，都是使用檔庫的方式來管理檔，就我自己使用的軟體而言：
聽歌有iTunes的音樂庫
照片有Photos的照片庫
管理圖片素材有Pixave的素材庫
總之，庫的理念在於：集中保存、管理和使用同一類型的文件。使用資料庫的方式進行管理，大大降低了檔的管理和使用成本。
就像我在寫關於筆記的文章中提到的：
如果使用傳統的方式記錄資訊，每一個資訊我們都會建立一個文本文檔或Word文檔，這樣查找的時候，就會非常不便，如果不記得檔案名，那找起來更是痛苦。
而如果使用印象筆記一類的筆記軟體，把所有的同類資料集中保存和管理，需要的時候直接搜索，軟體會自動在整個筆記的資料庫中搜索。
效率絕對是指數級的增長。
相關工具推薦
這裡列出了一些我以前使用過（多為Windows）及正在使用（多為Mac）的一些相關工具，供大家參考。
以前使用
TotalCommander，最厲害的檔管理軟體，可惜Mac下沒有類似的軟體
Everything，基於檔案名的快速搜索工具
Fences，讓桌面上的文件更加有序
堅果雲，買了三年，後來換成了Dropbox
正在使用
Spotlight，其實就是Mac自帶的搜索
Dropbox，現在使用的檔同步工具
印象筆記，幾乎所有的文字類資料都存儲在這裡，告別檔式的保存方式
Photos，自帶的照片管理軟體，好用得想罵人
Pixave，小巧易用的圖片素材管理工具，設計獅、運營狗必備
結語
如果你沒有強迫症的話，最好的檔管理方式應該以能夠快速找到需要的檔為目標，那麼，基於這個目標，最好的作法是：
少量管理，使用資料庫存儲，使用時直接搜索。
本文轉自PomoNote，已獲得作者授權。