【一】
職場上最讓人頭疼的事之一就是寫報告。試想寫報告時，你是否：
面對一堆資料，常常煩躁不堪以致無從提筆？
又或是，寫好的報告總覺得品質不高，卻又不知如何修訂？
這樣的經歷職場新人大多體會過，但許多職場老炮也不例外。事實上，報告也是一種溝通方式。除了考察你的歸納總結能力；更重要的是，你需要通過報告的形式，將議題的相關內容強有力地傳達給報告的接受者——或領導、或同事，甚至你還需要用這份報告說服對方，讓其贊同你的觀點。
不可否認，這並非易事。那麼，如何又快又好地寫出一篇高品質的報告呢？
【二】
寫報告有何原則？
最理想的報告輸出狀態是在聽眾或讀者聽完或讀完後，接受者能與發表者擁有相同的問題意識，並贊同其主張，甚至同樣對結果感到興奮。
對此，麥肯錫專家認為，為了使報告達到上述的效果，在著手整合報告資訊之前，有兩點需要注意：
①堅持“從議題開始”這個策略。當報告的內容以“要找出什麼問題的答案”為導向時，可以直接提升接受者的問題意識，同時讓接受者的理解度大幅提升；
②報告應刪除分散人們注意力或資訊模糊不清的東西。因為議題越模糊，接受者的注意力就會分散，從而理解度也會隨之下降，那麼自然就偏離了我們的目標。
簡而言之，在資訊思考，也就是整理報告階段，我們應以“本質性”、“簡單性”這兩個角度入手。此外，一份報告的優劣還取決於故事線的完整與圖表要素的齊全。那麼，如何推敲故事線與琢磨圖表呢？
【三】
如何推敲故事線？
一般而言，按照“是否完整傳達依循議題的資訊”的觀點推敲故事線的結構，有三個程式：
程式①：確認邏輯結構
即是否能以清楚的基本結構完成整理。具體而言，需要確認好使用哪一種結構可以理順邏輯，並確保故事線的前提沒有瓦解。
程式②：琢磨流程
優秀的報告，不是指“從一團混亂中浮現出一幅圖畫”，而是指“從一個議題陸續擴展出關鍵的次要議題後，在不迷失流程方向的情況下，思考也跟著擴展開來”。所以琢磨流程階段，你要探究議題順序是否有不妥的地方，以及是否有需要加強的地方。
程式③：準備“電梯演講”
準備“電梯演講”是推敲故事線的最後確認事項。所謂電梯演講，就是“假設與CEO共乘一部電梯時，你是否能在下電梯之前的時間內，簡潔地說明負責專案的摘要”。這項技巧在於以20至30秒左右的時間，整合並傳達複雜的報告摘要。
具體來說，如果報告的邏輯結構採用“並列‘為什麼’”，那麼電梯演講中你只需要傳達所根據的“WHY”；若採用的是“空、雨、傘”結構，則只要分別傳達“空”（課題是什麼），“雨”（對課題的認識），“傘”（問題的答案是什麼）的結論即可。
【四】
如何檢驗圖表？
一般而言，圖表的基本構造包含資訊、標題、論據這三項要素。而優異的圖表則要滿足以下三個條件：
①具備依循議題的資訊
②（論據部分）向縱向及橫向的擴展應具有意義
③論據支援資訊
為了滿足優秀圖表應具備的三項條件，檢驗圖表時你要對應進行以下三項工作：
1、徹底落實“一圖表一資訊”原則，即確認每個圖表是否真的只包含一個資訊，以及該資訊是否正確地與次要議題聯結；
2、推敲縱向與橫向的比較軸，即確認在縱向與橫向的擴展中，存在與驗證議題聯結的顯著關聯；
3、統一資訊與分析的表達，即圖表的論據支援資訊是否可用明確驗證該議題的資訊。其中的一項是重新檢視軸的刻度。例如觀察某商品的使用顧客數與營業額的相關關係時，在大多數的情況下“8020法則”都會成立，但實際調查後你會發現有的市場是“僅1%至2%的消費者構成了八成的營業額”，這樣情況下，你就需要在軸的刻度上加以標注，以給人深刻的分析印象。
今天的拆書中，精讀君為大家解讀了如何整合資訊完成一份有品質的報告。最後，精讀君與大家分享知乎一位讀友的觀點作為結束語：
當你努力做好了工作，你只是完成了一半；另外一半，就需要通過報告來展示了。
【拓展閱讀】
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